In fast jedem Betrieb gibt es Arbeit, die niemand gern macht und die trotzdem jede Woche anfällt. Manches davon lässt sich automatisieren, manches nicht. Der Unterschied lässt sich erstaunlich gut erkennen, auch ohne technisches Wissen.
Sieben Anzeichen
- Es passiert regelmäßig. Jeden Tag, jede Woche, bei jeder Anfrage.
- Die Schritte sind jedes Mal gleich. Erst das, dann das, dann das.
- Daten werden abgetippt. Aus einer E-Mail ins System, aus dem System in die Rechnung, aus der Rechnung in die Buchhaltung.
- Es gibt Regeln. Wenn ein Satz mit „Wenn …, dann …“ den Ablauf beschreibt, ist das ein gutes Zeichen.
- Es passieren Tippfehler. Wo Menschen kopieren und einfügen, entstehen Fehler.
- Es wird gewartet. Etwas bleibt liegen, bis jemand Zeit hat, es weiterzugeben.
- Es hängt an einer Person. Wenn sie im Urlaub ist, steht der Ablauf.
Wann es sich nicht lohnt
Wenn jeder Fall anders ist und Erfahrung und Urteil verlangt. Wenn der Ablauf nur ein paar Mal im Jahr vorkommt. Oder wenn niemand genau sagen kann, wie er eigentlich abläuft. Dann gehört er zuerst geordnet, nicht automatisiert.
Ein einfacher Test
Schreiben Sie den Ablauf auf eine Seite, Schritt für Schritt. Passt er auf die Seite, und könnte eine neue Mitarbeiterin ihn damit am ersten Tag erledigen, dann kann ihn sehr wahrscheinlich auch eine Software erledigen.
Die Rechnung
Minuten pro Durchgang mal Durchgänge pro Woche mal Wochen im Jahr. Zehn Minuten, zwanzig Mal pro Woche, sind über 150 Stunden im Jahr. Dem stehen die Kosten gegenüber: Eine erste automatisierte Kette beginnt bei uns bei 2.900 Euro, die Betreuung bei 190 Euro im Monat. Wo sich das nicht rechnet, sagen wir es Ihnen.
Ein Mensch gibt frei
Automatisieren heißt nicht, die Kontrolle abzugeben. Bei uns gibt bei allem, was nach außen geht oder Geld bewegt, ein Mensch frei.